Dokumentni sistem

Shranjenih imamo lahko več verzij (različic) istega dokumenta. Sistem omogoča sledljivost dostopov in dela s posameznim dokumentom. Dokumente je možno zavarovati pred nepooblaščenim dodajanjem, pregledovanjem, spreminjanjem in izločanjem iz uporabe.

Pristnost in celovitost shranjenih dokumentov zagotovimo tako, da jih digitalno podpišemo. Podpisujemo lahko dokumente katerekoli oblike zapisa tako, da podpišemo ovojnico, ki vsebuje dokument in podpis. Za podpis potrebujemo veljavno digitalno potrdilo – certifikat. Poleg samega podpisa lahko vpišemo tudi namen podpisovanja. Dokumente v obliki PDF lahko podpisujemo tudi neposredno po standardih za podpisovanje PDF datotek. Ob podpisovanju lahko čas podpisa pridobimo z lokalnega računalnika ali pa od certificiranega ponudnika časovnega žiga (Time Stamping Authority – TSA).

V primeru, da uporabnik uporablja poleg Saop sistema tudi druge rešitve za vodenje poslovanja in le-te potrebujejo prikaz dokumentov shranjenih v Dokumentnem sistemu ali pa želijo dokumente neposredno shraniti v Dokumentni sistem, lahko to storijo preko posebnega programskega vmesnika, ki skrbi za povezavo Dokumentni sistemja s zunanjim svetom. Tudi pri tem načinu dostopu se uporabljajo enaka varnostna pooblastila kot pri dostopu preko Saop sistema.

Skupek dokumentov, ki se nanašajo na posamezno zadevo (npr. nabavo, prodajo, ...), lahko združimo v fascikel. Fascikli omogočajo enostavno skupno upravljanje in dostop do dokumentov, ki pripadajo posamezni celoti, ne glede na to kateremu subjektu (stranki, artiklu, zaposlenemu, ...) dokument pripada. Do fascikla lahko dostopajo samo operaterji, ki jih skrbnik fascikla pooblasti za tak dostop.

V skladu z varnostnimi pooblastili lahko do dokumentov dostopamo s pomočjo:

• Raziskovalca dokumentov, ki omogoča delo z dokumenti, ki so shranjeni na posameznem subjektu
• Pregleda nad dokumenti, ki omogoča delo z vsemi dokumenti shranjenimi v Dokumentnem sistemu
• Pasice s priponkami, ki omogoča pripenjanje in pregled posameznih dokumentov kot del procesov, ki se obdelujejo v Saopu

Dokumente dodajamo v sistem na naslednje načine:

• s kopiranjem dokumentov,
• z izdelavo dokumentov iz vzorcev,
• z izdelava dokumentov iz obstoječih dokumentov sistema,
• z optičnim branjem dokumentov,
• s samodejnim shranjevanjem dokumentov iz modulov Saop sistema,
• z neposrednim shranjevanjem list in izvozov iz poročil Saop Poročevalca in
• s pomočjo dodajanja dokumentov neposredno iz zunanjih klientov povezanih z Dokumentni sistem preko programskega vmesnika

Ob dodajanju dokumenta v sistem dobi dokument na osnovi vrste dokumenta, v katero je razvrščen, rok, do katerega se bo hranil v Dokumentnem sistemu. Če je dokument opredeljen kot arhivsko ali trajno dokumentarno gradivo, je rok neizpolnjen, ker se gradivo ne izloča iz Dokumentni sistema.

Dokumentni sistem lahko poleg nativnega dela v okviru Saop sistema deluje tudi v povezavi z drugimi storitvami. Trenutno je izvedena povezava na tri izven Saop rešitve:

• opravila Saop Razporejevalca opravil
• univerzalen programski vmesnik za povezavo z zunanjimi klienti
• storitev hranjenja dokumentov pri akreditiranem ponudniku storitve dolgoročnega hranjenja dokumentnega gradiva. Trenutno je možno hraniti dokumente pri petih ponudnikih storitev:
  • o eArhiv Pošte Slovenije
  • o eHramba podjetja Logitus
  • o mSef podjetja Mikrografija
  • o eHramba.si podjetja ZZI
  • o eArhiv podjetja Logos

Pred uporabo digitalnega potrdila za podpisovanje dokumentov v Saopu moramo njegov javni del najprej povezati z operaterjem Saop sistema. Posameznemu operaterju lahko dovolimo več digitalnih potrdil za podpisovanje v Saop sistemu, vendar mora biti eno potrdilo definirano kot privzeto.